Roger Stähli: «Überzeugt mich eine Lösung, schaue ich nicht lange nach links und rechts»
«Als ich 1992 von Ciba-Geigy ins Familienunternehmen wechselte, kannte ich den Nutzen von Computern und wollte auch bei uns die Digitalisierung vorantreiben. Wichtig war mir eine Schweizer Lösung, welche die hiesigen Vorgaben berücksichtigt. Mit Aduna fanden wir den passenden Partner. Die Entscheidung fiel schnell: Überzeugt mich eine Lösung, schaue ich nicht lange nach links und rechts. Damals war der Markt aber auch noch überschaubar. Wir starteten mit einer umfassenden Lösung: Aus den Kundendaten entstanden Offerte, Auftrag und schliesslich der Rapport mit Einsatzort, Aufgaben und Vorgabezeit. Die Mitarbeitenden erfassten Arbeiten und eingesetzte Maschinen und der Kunde visierte den Rapport. Danach flossen die Angaben in Nachkalkulation, Rechnungsstellung und Lohnverarbeitung ein.
Als früher Kunde von Aduna waren wir an der Weiterentwicklung beteiligt und passten die Software stark an unsere Abläufe an. Wir haben sie teilweise regelrecht ‹verbogen›. Heute erschwert dies teilweise den Anschluss an neue Entwicklungen. Deshalb orientieren wir uns wieder stärker an den Standardprozessen. Entscheidend für mich ist der enge Austausch. Aduna-Geschäftsführer Thomas Odermatt analysierte unsere Abläufe und zeigte auf, wo sich Prozesse vereinfachen und Informationen gewinnen lassen. Diese Nähe ist ein weiterer Vorteil einer Schweizer Lösung. Ebenso wichtig istdie Kombination aus Server und Cloud. Unsere Daten liegen auf einem eigenen Server. Gleichzeitig nutzen wir die Vorteile von Cloud und digitalem Support. Bei der Einführung einer Software ist die grössere Herausforderung aber das Team für neue Abläufe zu gewinnen. Ich gehe als Vorbild voran, nutze das System konsequent, erkläre den Nutzen und greife Unsicherheiten auf. Neue Prozesse etablieren sich nicht mit einer einmaligen Schulung, sondern durch kontinuierliche Überzeugungsarbeit. Ein nächstes Ziel ist die digitale Arbeitszeiterfassung. Heute kontrollieren wir monatlich 600 bis 700 Rapporte mit 22 000 bis 24 000 Arbeitsstunden. Aduna arbeitet an einer App. Sie könnte die Administration entlasten, setzt aber eine zuverlässige Bedienung voraus. Gerade bei vielen Aushilfen und hoher Fluktuation ist das eine Herausforderung.
Roger Stähli
ist Inhaber und CEO der 1970 von seinem Vater Willi Stähli gegründeten arag Gebäudereinigungs AG in Liebefeld. Das Familienunternehmen beschäftigt rund 300 Mitarbeitende. Circa 80 Prozent des Umsatzes entfallen auf Unterhalts-, 20 Prozent auf Spezialreinigungen mit Fokus auf Bildungsinstitutionen.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch Zeitersparnis. Teilweise werden Prozesse sogar langsamer, weil sämtliche Schritte korrekt erfasst werden müssen. Der Gewinn liegt vielmehr in Transparenz, stabilen Abläufen und geringerer Fehleranfälligkeit. Unsere Softwarekosten betragen jährlich rund ein Viertelprozent des Umsatzes. Eine CAFM-Lösung lohnt sich aus meiner Sicht ab einer zweistelligen Mitarbeiterzahl.»
Michel Tschaggelar: «Eine Software erhöht auch die unternehmerische Sicherheit»
«Als unsere beiden Unternehmen vor rund zehn Jahren je rund 20 Mitarbeitende beschäftigten, digitalisierten wir mit Aduna Offerten und Leistungsverzeichnisse. Später kamen Buchhaltung und Lohnabrechnung hinzu. Das System ist mit unseren Anforderungen gewachsen und verbindet heute sämtliche Prozesse.
Für mich ist Aduna eine der wenigen Branchenlösungen, die alles aus einer Hand bietet. Entscheidend ist jedoch, wie eine Software angewendet wird. Denn erst wenn die Mitarbeitenden den Mehrwert erkennen, steigt die Akzeptanz. Dieser liegt für mich weniger in der Zeitersparnis als in der Transparenz aller Prozesse.
Dazu gehört ein klar definiertes Leistungsverzeichnis, das bei uns Vertragsbestandteil ist und als Beleg bei Reklamationen dient: Bestellt ein Kunde einen Heckenschnitt pro Jahr und beanstandet später die zu gross gewordene Hecke, können wir auf die Vereinbarung verweisen und belegen, wann eine Arbeit ausgeführt wurde.
Was jetzt noch ansteht ist die Zeiterfassung: Ein komplexes Thema. Bei rund 100 Mitarbeitenden in unterschiedlichen Arbeitsbereichen entstehen zahlreiche Formulare, die für Lohnabrechnung und Kundenverrechnung verarbeitet werden müssen.
Aduna bietet dafür noch keine ausgereifte Lösung, und auch andere Systeme erfüllten unsere Anforderungen bislang nicht. Sie sind meist auf standardisierte Abläufe wie einen Raum-Check-in per QR-Code ausgelegt. Das funktioniert bei Gartenarbeiten nicht. Hier muss dokumentiert werden, welche Hecke wie geschnitten wurde und wie viel Zeit dafür nötig war. Derzeit testen wir Cuberion als Schnittstelle zu Aduna.
Eine professionelle Software ist jedoch nicht nur für einzelne Prozesse wichtig, sondern auch für die unternehmerische Sicherheit. In einem Kleinunternehmen hat der Chef zunächst vieles im Kopf. Fällt er aus, wird dieses Wissen schnell zum Unternehmensrisiko. Eine zentrale Lösung macht Abläufe, Aufträge und Kundendaten auch für andere nachvollziehbar und stellt sicher, dass der Betrieb weitergeführt werden kann.
Michel Tschaggelar
ist Inhaber der R. Zürcher Hauswart-Service AG in Baar und der IC Facility Services AG in Dietikon. Die Unternehmen beschäftigen je rund 50 Mitarbeitende und decken Dienstleistungen wie Hauswartung, Reinigung, Spezialreinigung (Fassade), Gebäudetechnik, Gartenbau und Gartenunterhalt an.
An Aduna schätzte ich zudem ihre Nähe. Bei Bedarf kommen Mitarbeitende vorbei, und sie sind auch telefonisch gut erreichbar. Natürlich spielen die Kosten eine Rolle: Die Lizenzen werden einmalig gekauft, danach fallen Unterhaltskosten an. Bei zehn Mitarbeitenden mag eine einfache Organisation noch funktionieren. Wer wachsen will, kommt um eine professionelle Lösung aber kaum herum.»
Mirco Scaramuzzo: «Stabilität ist für uns entscheidend»
«Wir haben Aduna vor rund 20 Jahren eingeführt. Die Software war damals eine der wenigen Branchenlösungen, mit der wir Offerten erstellen, Prozesse abbilden und auf Knopfdruck Rechnungen auslösen konnten. Für einen kleinen Betrieb wie unseren war das sehr innovativ. Weil wir unsere Abläufe skalieren wollten, entschieden wir uns trotz der beträchtlichen Investition dafür.
Als Anwender der ersten Stunde wirkten wir bei der Weiterentwicklung aktiv mit, insbesondere bei der Personalplanung. Darin liegt für mich eine Stärke: Verschiedene Firmen bringen ihre Bedürfnisse ein, und Aduna entwickelt daraus Funktionen, die möglichst vielen dienen. In den letzten drei Jahren rückte bei uns die digitale Zeiterfassung ins Zentrum. Da Aduna noch kein Angebot hatte, prüften wir Alternativen. Dabei zeigte sich, wie komplex und kostspielig die Anbindung einer externen Lösung an unsere übrigen Prozesse war. Für mich war deshalb klar, dass Aduna etwas entwickeln musste. Und als eine Beta-Version bereitstand, arbeiteten wir intensiv an der Weiterentwicklung mit. Das war ein harter Brocken.
Bei mehr als 300 Mitarbeitenden entstehen täglich tausende Zeitbuchungen, die zuverlässig synchronisiert und den richtigen Aufträgen zugeordnet werden müssen. Weicht die erfasste Arbeitszeit von der Vorgabe ab, braucht es zudem Hinweise und Kontrollen. Weitere Herausforderungen waren die unterschiedlichen privaten Mobiltelefone, Betriebssysteme und Gerätemodelle.
Hinzu kam, dass die App in der Belegschaft zunächst auf Widerstand stiess. Viele Mitarbeitende fühlten sich kontrolliert, einzelne verliessen sogar das Unternehmen. Uns ging es jedoch vor allem um Transparenz: Sind für einen Reinigungsauftrag drei Stunden vorgesehen, sollen diese auch für eine gründliche Arbeit genutzt werden. Gleichzeitig können wir im Privatkundenbereich die effektiv geleistete Zeit verrechnen. Das ist nachvollziehbar und schafft Vertrauen.
Inzwischen ist die digitale Zeiterfassung eingeführt, akzeptiert und wir befinden uns im Feinschliff. Die Lösung erfüllt unsere Anforderungen zu 90 Prozent. Mein Fazit: Aduna entwickelt neue Funktionen mit Bedacht. Das braucht Zeit, hat aber den Vorteil, dass sie später stabil funktionieren. Und klar, eine integrierte Lösung ist nicht gleich spezialisiert wie ein Einzelprodukt, bildet dafür aber die verschiedenen Prozesse zuverlässig in einem System ab. Das ist mir wichtiger. In 20 Jahren mit Aduna hatten wir noch nie einen Systemausfall.
Mirco Scaramuzzo
führt das Familienunternehmen Clean Service Scaramuzzo AG in der zweiten Generation. Es ist seit mehr als 40 Jahren in der Deutschschweiz tätig und beschäftigt über 300 Mitarbeitende. Das Angebot umfasst Unterhalts- und Privathaushaltsreinigungen, Hauswartungen sowie Spezialreinigungen wie Bau- und Fassadenreinigungen.
Meiner Meinung nach sollten Unternehmen besonders auf die Erfahrung mit einer Software und die Beständigkeit eines Anbieters achten. Auch würde ich einen Schweizer Anbieter bevorzugen und eine Branchenlösung von Anfang an einsetzen. Spätestens ab drei Mitarbeitenden ist ein tragfähiges System besser als eine spätere Umstellung.»